Ricevere prenotazioni
Prenotazioni WhatsApp per ristoranti: come non perderle e non ricopiarle a mano
Le richieste che arrivano su WhatsApp finiscono nella stessa agenda degli altri canali, senza doverle ricopiare a mano.
In questa guida
Il problema
Molti clienti scrivono al ristorante su WhatsApp per chiedere un tavolo, spesso perché è il modo più veloce che conoscono per contattare un'attività. La richiesta arriva in chat, insieme a domande su orari, menu o allergie, mescolata con tutto il resto.
Chi gestisce quella chat deve poi ricordarsi di trascrivere la prenotazione da qualche altra parte — un quaderno, un'agenda cartacea — con il rischio concreto di dimenticarla nel pieno del servizio, o di segnarla in modo diverso da come è stata davvero richiesta.
Perché è importante
WhatsApp è spesso il canale più immediato per un cliente: non deve chiamare durante l'orario di apertura, né cercare un modulo sul sito. Ma se quella richiesta resta isolata in chat, il rischio di perderla o di doverla ricopiare male aumenta.
Una prenotazione trascritta a mano da una chat è anche una prenotazione soggetta a errori: un orario sbagliato, un numero di persone diverso da quello richiesto, o semplicemente un messaggio letto troppo tardi e mai confermato.
Errori comuni da evitare
- Lasciare le richieste su WhatsApp senza collegarle in nessun modo all'agenda
- Ricopiare a mano ogni prenotazione da una chat, con il rischio di errori o dimenticanze
- Non dare al cliente un modo per completare la prenotazione da solo, obbligandolo a scrivere ogni dettaglio in chat
- Rispondere in ritardo a una richiesta arrivata su WhatsApp durante il servizio
- Tenere WhatsApp come canale separato dagli altri, senza farlo confluire nella stessa agenda
Come gestire le prenotazioni WhatsApp
- Collega WhatsApp come canale del locale. Il numero del ristorante diventa un punto d'ingresso per le richieste, oltre a sito, Google e telefono.
- Indirizza il cliente verso la pagina di prenotazione. Chi scrive su WhatsApp riceve il link diretto alla pagina del locale, dove completa la prenotazione da solo, con data, orario e numero di persone.
- Lascia che la richiesta arrivi nella stessa agenda. Non serve ricopiarla a mano: la prenotazione fatta a partire da WhatsApp entra nello stesso posto delle prenotazioni arrivate da sito, Google o telefono.
- Inserisci a mano solo le richieste discusse in chat. Se un cliente concorda i dettagli direttamente in chat, invece di usare il link, reception può inserire comunque la prenotazione nella stessa agenda.
Checklist pratica
- WhatsApp collegato come canale di prenotazione del locale
- Link alla pagina di prenotazione pronto da inviare in chat
- Prenotazioni da WhatsApp visibili nella stessa agenda degli altri canali
- Richieste discusse solo in chat inserite comunque a mano da reception
- Nessuna prenotazione trascritta su un quaderno o un registro separato
Un caso reale
La Chiacchieretta, trattoria a Strudà (Lecce), riceveva molte richieste su Instagram e messaggi diretti, oltre alle telefonate, senza un modo per farle confluire in un unico posto. Oggi le richieste che arrivano dai canali social e di messaggistica finiscono nella stessa agenda usata per sito e Google, senza doverle ricopiare a mano da una chat a un quaderno.
Leggi il caso completo di La Chiacchieretta →
Come Organizza.pro aiuta
WhatsApp è uno dei canali reali collegati all'agenda del locale, insieme a sito, widget, Prenota con Google, social, TripAdvisor e prenotazioni inserite a mano da reception. Chi scrive su WhatsApp può ricevere il link diretto alla pagina di prenotazione e completare la richiesta da solo, oppure farsela inserire da reception se preferisce concordare tutto in chat: in entrambi i casi la prenotazione finisce nello stesso posto, con la stessa disponibilità aggiornata in tempo reale.
Domande frequenti
Le prenotazioni da WhatsApp finiscono nella stessa agenda del sito?
Sì. Le richieste che arrivano da WhatsApp confluiscono nella stessa agenda usata per sito, Google e telefono, così non si creano prenotazioni doppie sullo stesso tavolo alla stessa ora.
Il cliente deve per forza scrivere in chat per prenotare, o può fare tutto da solo?
Può fare tutto da solo: chi scrive su WhatsApp riceve il link diretto alla pagina di prenotazione del locale e completa lì la richiesta, con data, orario e numero di persone, senza dover concordare tutto messaggio per messaggio.
Cosa succede se un cliente concorda i dettagli direttamente in chat?
Reception può comunque inserire la prenotazione a mano nella stessa agenda usata per gli altri canali, esattamente come farebbe per una telefonata, così anche quella richiesta resta visibile insieme a tutte le altre.
Serve un numero WhatsApp diverso da quello che uso già per il ristorante?
No, puoi continuare a usare lo stesso numero con cui i clienti ti scrivono già oggi: quello che cambia è che le richieste di prenotazione che arrivano da lì non restano isolate in chat, ma si collegano alla stessa agenda degli altri canali.
Le prenotazioni da WhatsApp possono sovrapporsi a quelle fatte dal sito o da Google?
No. Poiché tutte le richieste confluiscono nella stessa agenda, la disponibilità si aggiorna in tempo reale: un tavolo occupato da una prenotazione arrivata via WhatsApp non può essere proposto di nuovo da un altro canale per lo stesso orario.
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